De AVG

AVG-document Vitaliteit Apeldoorn

Verwerking van ledengegevens volgens AVG

Versie: Juni 2026
Datum: 24 Juni 2026
Vastgesteld in bestuursvergadering van: 24 Juni 2026

Inhoud van deze set

  • Bestuursbesluit AVG en ledenadministratie
  • Privacyverklaring voor leden en proeflessers
  • Geheimhoudingsverklaring bestuur, ledenadministratie en vrijwilligers
  • Verwerkingsregister ledenadministratie
  • Verwerkersovereenkomst voor externe partijen
  • Korte datalekprocedure en meldformulier
  • Toegangs- en bewaarlijst

Korte uitleg voor het bestuur

Vitaliteit Apeldoorn verwerkt persoonsgegevens van leden, proeflessers, vrijwilligers en contactpersonen. Denk aan namen, contactgegevens, betaalgegevens en gegevens die nodig zijn om veilig deel te nemen aan watergymnastiek. De vereniging moet kunnen uitleggen waarom deze gegevens nodig zijn, wie erbij kan, hoe ze beveiligd worden en wanneer ze worden verwijderd.

Binnen de vereniging is meestal geen verwerkersovereenkomst nodig tussen bestuursleden onderling. Het bestuur legt intern vast wie toegang heeft en laat personen die met ledengegevens werken een geheimhoudingsverklaring tekenen. Met externe partijen die namens Vitaliteit gegevens verwerken, zoals een ledenadministratiesysteem, boekhouder, cloudopslag of websitebeheerder, sluit Vitaliteit wel een verwerkersovereenkomst.

1. Bestuursbesluit AVG en ledenadministratie

Besluit

Het bestuur van Vitaliteit Apeldoorn besluit dat persoonsgegevens van leden, proeflessers, vrijwilligers en contactpersonen zorgvuldig worden verwerkt volgens de AVG. De gegevens worden alleen gebruikt voor doelen die horen bij de vereniging en de watergymnastiekactiviteiten.

Doelen waarvoor gegevens worden gebruikt

  • Ledenadministratie en contact met leden.
  • Inschrijving, proeflessen en deelname aan lessen.
  • Contributie, betalingen en financiële administratie.
  • Veiligheid tijdens lessen, bijvoorbeeld bereikbaarheid bij noodsituaties.
  • Vrijwilligers- en bestuursadministratie.
  • Informatievoorziening over lessen, roosterwijzigingen, activiteiten en verenigingzaken.

Wie mag bij ledengegevens?

Rol/functie Naam Toegang tot Reden
Voorzitter Aleid klein Middelink Noodzakelijke contactgegevens Bestuurlijke taken
Secretaris Annemiek van Dijk Leden- en contactgegevens Correspondentie en administratie
Penningmeester Ingeborg Schell Betaal- en contributiegegevens Financiële administratie
Ledenadministratie Greet Helsdingen Ledenlijst en wijzigingen Bijhouden ledenbestand
Gastvrouw/-man Rina Piek, Greet Helsdingen, Bea vd Burght en Andrea de Jong Aanwezigheid/proeflesgegevens voor zover nodig Ontvangst en veiligheid

Afspraken

  • Gegevens worden niet gedeeld met derden, behalve als dit nodig is voor de verenigingstaak of wettelijk verplicht is.
  • Ledenlijsten worden niet gebruikt voor privédoeleinden.
  • Bestanden met persoonsgegevens worden beveiligd bewaard.
  • Bij vertrek uit functie worden bestanden en toegangen overgedragen of verwijderd.
  • Bij een mogelijk datalek wordt direct melding gedaan bij het bestuur.
  • Dit besluit wordt minimaal eenmaal per jaar gecontroleerd en zo nodig aangepast.

2. Privacyverklaring voor leden en proeflessers

Wie zijn wij?

Vitaliteit Apeldoorn is een vereniging voor watergymnastiek in warm water. Wij vinden het belangrijk dat leden en proeflessers weten welke persoonsgegevens wij gebruiken en waarom.

Welke gegevens gebruiken wij?

  • Naam en contactgegevens, zoals adres, telefoonnummer en e-mailadres.
  • Geboortedatum of leeftijd, wanneer dit nodig is voor administratie of passende deelname.
  • Inschrijfdatum, lidmaatschapsgegevens en deelname/proeflesgegevens.
  • Betaalgegevens, zoals bankrekeningnummer en contributiegegevens.
  • Bijzonderheden die een deelnemer zelf doorgeeft en die belangrijk zijn voor veilig deelnemen, bijvoorbeeld noodcontact of relevante aandachtspunten.

Waarom gebruiken wij deze gegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens om het lidmaatschap goed te regelen, deelnemers te informeren, contributie te verwerken, lessen te organiseren en de veiligheid tijdens de lessen te ondersteunen.

Met wie delen wij gegevens?

Wij delen gegevens alleen als dat nodig is voor de vereniging, bijvoorbeeld met een boekhouder, ledenadministratiesysteem, bank, e-maildienst of andere partij die ons ondersteunt. Met partijen die namens ons gegevens verwerken maken wij afspraken over privacy en beveiliging.

Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig. Administratieve en financiële gegevens bewaren wij zolang dit wettelijk nodig is. Gegevens van oud-leden verwijderen of beperken wij zodra ze niet meer nodig zijn voor administratie, verantwoording of wettelijke verplichtingen.

Rechten van leden

Leden en proeflessers mogen vragen welke gegevens wij van hen hebben. Ook kunnen zij vragen om gegevens te verbeteren, te verwijderen of het gebruik ervan te beperken, voor zover dit volgens de wet mogelijk is.

Contact over privacy

Vragen over privacy kunnen worden gestuurd naar: info@vitaliteit-Apeldoorn.nl

.

3. Geheimhoudingsverklaring

Voor bestuur, ledenadministratie, gastvrouwen/-mannen en vrijwilligers

Ondergetekende verklaart dat hij/zij zorgvuldig omgaat met persoonsgegevens die hij/zij via Vitaliteit Apeldoorn ontvangt of kan inzien

Ik beloof het volgende

  • Ik gebruik persoonsgegevens alleen voor mijn taak binnen Vitaliteit Apeldoorn.
  • Ik deel ledengegevens niet met anderen, tenzij het bestuur dit heeft toegestaan of dit noodzakelijk is voor de verenigingstaak.
  • Ik gebruik de ledenlijst niet voor privédoeleinden, reclame, eigen activiteiten of doorsturen aan derden.
  • Ik bewaar documenten en digitale bestanden met persoonsgegevens zorgvuldig en beveiligd.
  • Ik meld verlies, verkeerde verzending of onbevoegde inzage direct bij het bestuur.
  • Als ik stop met mijn taak, lever ik gegevens in en verwijder ik kopieën die ik niet meer nodig heb.
  • Deze geheimhouding blijft ook gelden nadat mijn functie of taak is geëindigd.

Ondertekening

Naam: ______________________________

Functie/taak: ______________________________

Datum: ______________________________

Handtekening: ______________________________

4. Verwerkingsregister ledenadministratie

Intern overzicht: welke gegevens verwerken wij en waarom?

 

 

 Doel Gegevens Wie heeft toegang? Bewaartermijn
Ledenadministratie Bijhouden wie lid is en contact kunnen opnemen Naam, adres, telefoon, e-mail, geboortedatum/leeftijd, inschrijfdatum Bestuur, ledenadministratie Tijdens lidmaatschap en daarna alleen zolang nodig
Proeflessen Organiseren en opvolgen gratis proefles Naam, telefoon/e-mail, datum proefles, eventuele aandachtspunten Ledenadministratie, gastvrouw/-man Kort bewaren, bijvoorbeeld 3 tot 6 maanden na proefles tenzij lid geworden
Contributie en betalingen Innen en controleren contributie Naam, bankrekening, betalingen, facturen/boekingen Penningmeester, boekhouder indien aanwezig Volgens fiscale/administratieve bewaarplicht
Lesorganisatie Roosters, aanwezigheid en communicatie Naam, lesgroep, contactgegevens, aanwezigheid indien bijgehouden Bestuur, ledenadministratie, gastvrouw/-man Zolang nodig voor de lessen
Vrijwilligers/bestuur Organisatie vereniging en bereikbaarheid Naam, contactgegevens, functie, start/einddatum Bestuur Tijdens functie en daarna zolang nodig
Noodgevallen/veiligheid Contact kunnen opnemen bij noodsituatie Noodcontact, telefoonnummer, relevante zelf opgegeven aandachtspunten Alleen personen die dit voor veiligheid nodig hebben Alleen zolang nodig voor deelname

Aanvullingen / bijzonderheden: